Automatiser les tâches administratives
Une information saisie une fois passe du devis à la facture, puis à la comptabilité, et les mails arrivent triés. Intelleria automatise ces tâches répétitives du bureau pour les PME du Nord.
Parlons de votre projetVous vous reconnaissez ?
Une entreprise de 15 à 20 salariés, entre Douai, Valenciennes et Lille, où une partie du bureau passe ses journées à recopier, classer et répondre aux mêmes demandes.
- Le même client est tapé trois fois. Une faute de frappe, et tout est à reprendre.
- Des chiffres sont recopiés à la main d’un tableau à l’autre, chaque fin de mois.
- Les mêmes e-mails sont écrits à la main, encore et encore.
- La journée commence par le tri de la boîte mail commune.
- Les factures reçues sont ressaisies une à une dans la comptabilité.
- Une demande client se perd entre deux boîtes mail.
Ce que vous recevez
- La fin des ressaisiesL’information saisie une fois passe du devis à la facture, puis à la comptabilité.
- Les mails triés à l’arrivéeDemandes de devis, factures, questions de clients : chaque mail va au bon endroit, avec un brouillon de réponse. Votre équipe vérifie avant d’envoyer.
- Les factures reçues relevéesLe montant, la date et le fournisseur sont relevés et rangés, au lieu d’être recopiés.
- Les tâches répétitives automatiséesCe que votre équipe refait chaque semaine à l’identique se fait sans elle.
Comment ça se passe
Vous savez à chaque étape ce qui vient après, et ce que nous attendons de vous.
- Premier échangeGratuit. Vous nous racontez ce que votre bureau refait chaque semaine à l’identique.De votre côté : un exemple, comme un mail type, une facture reçue ou un tableau recopié.
- DiagnosticEn visio ou chez vous, avec ceux qui font ces tâches. Nous suivons le trajet d’une information, du mail reçu à la comptabilité.De votre côté : nous montrer comment vous travaillez dans vos logiciels.
- Maquette et prix fermeLa maquette, offerte, vous montre ce qui se fera seul et ce que votre équipe validera. Le prix est écrit avant de démarrer.De votre côté : tester, puis décider.
- Construction4 à 6 semaines pour un premier outil. Nous le relions à vos logiciels et formons ceux qui s’en servent.De votre côté : l’essayer sur une vraie semaine de travail et nous dire ce qui manque.
- SuiviUne nouvelle tâche répétitive apparaît ? Elle peut s’ajouter.De votre côté : nous signaler ce qui doit changer.
Après la livraison
Votre équipe est formée avant la fin du projet. Ensuite, vous nous appelez pour une tâche à ajouter, un tri à affiner, un logiciel qui change.
L’hébergement et le suivi sont un forfait mensuel fixe, indiqué dans le devis, sans licence par salarié.
Tout le code écrit pour vous vous est remis, et vos données vous appartiennent : vous pouvez garder l’outil, le faire évoluer ou le confier à un autre prestataire.
Avant de nous appeler
Pour le reste, le premier échange est fait pour ça.
Que veut dire automatiser une tâche administrative ?
Confier à vos logiciels ce que quelqu’un refait à la main : recopier un client, envoyer un document, mettre à jour un tableau.
Nos logiciels actuels restent-ils ?
Le plus souvent, oui : l’outil fait passer l’information de l’un à l’autre au lieu de les remplacer. Nous le vérifions ensemble au diagnostic.
C’est de l’IA ?
Pour trier les mails ou lire une facture, oui. Votre équipe vérifie avant de valider. Vous savez avant quelles données elle utilise, et vous décidez. Son coût est compris dans le forfait mensuel.
Qui forme l’équipe ?
Nous. La formation de votre équipe est incluse dans l’installation.
Combien de temps avant de s’en servir ?
4 à 6 semaines pour un premier outil, formation incluse. Avant de vous engager, vous essayez la maquette, offerte après le diagnostic.
Combien ça coûte ?
À partir de 1 490 € HT pour un premier outil. Le prix ferme est écrit avant de démarrer. L’hébergement et le suivi sont ensuite un forfait mensuel fixe, à partir de 190 € HT par mois, sans licence par salarié.
Les autres familles
Et si on regardait votre bureau ?
Un premier échange gratuit pour parler de vos devis, de vos clients et de vos fichiers.
Parlons de votre projet
Eliott Dusséauxvous répond lui-même